Nell’immaginario di una persona che scrive di professione, la creatività sta sempre al primo posto. Sbagliato! Iniziamo subito con un concetto di base: non tutti i lavori di scrittura richiedono la necessità di inventare personaggi, slogan o frasi d’effetto. Un esempio ci arriva direttamente dal mondo degli uffici stampa, dove la fantasia lascia spazio alla concretezza. Che cosa succede quando un cliente, il tuo capo o aspirante tale ti chiede di stilare un comunicato stampa? Niente paura, se sei alle prime armi oggi ti sveliamo le 5 regole d’oro per scrivere un comunicato stampa di successo.
Scrivere un comunicato stampa: individua il target
Prima di tutto, un’azienda seria e affidabile si rivolge a un giornalista per la stesura di un comunicato stampa. Sappiamo, però, che non è sempre così.
Ora che sei di fronte al tuo bel documento bianco, le parole sembrano non arrivare. Prima di digitare anche una sola lettera, leggi tutto il materiale che hai a disposizione. Il tuo target di riferimento non ha età o preferenze particolari, i soggetti a cui ti rivolgi sono sempre e solo i giornalisti.
Ogni giorno, un giornalista all’interno di qualsiasi redazione sa che dovrà aprire la sua e-mail e lottare contro la miriade di comunicati stampa che ha già ricevuto. Il tuo compito è quello di attirare la sua attenzione, convincendolo ad aprire il documento che hai allegato (in word, in modo tale che la persona incaricata possa copiare e incollare il testo senza troppa difficoltà).
Inserisci nell’intestazione della mail le prime due informazioni necessarie: cosa e quando.
Come iniziare il comunicato stampa
Il titolo del comunicato stampa deve essere breve, chiaro e asciutto. Vai subito al punto, non servono metafore. Una volta superato questo passaggio, pensa all’attacco.
L’inizio del tuo lavoro (parte evidenziata in blu nell’immagine che segue) deve essere convincente, senza superare le quattro righe di media. In queste trenta parole il giornalista che ti legge deve avere tutte le informazioni di base per capire se la notizia sia più o meno interessante.
Hai presente la regola delle 5 W? Se ancora non la conosci, ti consiglio di continuare a leggere questo articolo.
Le 5 W di un comunicato stampa
Metodo sviluppatosi a partire dal giornalismo anglosassone, che indica come ideale l’attacco di un pezzo (o di un comunicato stampa) in cui si risponde alle famose “5 W”:
- Who (chi)
- What (cosa)
- Where (dove)
- When (quando)
- Why (perché)
Questa tecnica permette di mettere subito in risalto la notizia principale, per poi lasciare spazio a eventuali commenti dei protagonisti (es. il commento del curatore di una mostra, la nota di regia di un film in uscita e via dicendo). Cerca di essere il più possibile originale, anche se all’inizio ti sembrerà difficile.
Il corpo centrale di un comunicato stampa
Ok. La parte più importante per il giornalista è pronta. Ora, hai due opzioni al riguardo: creare un corpo centrale che spieghi i motivi dell’evento, oppure arricchirlo con virgolettati e link renderlo una sorta di “articolo già pronto”. Piccolo consiglio: i giornalisti hanno sempre meno tempo per andare a vedere mostre, film o eventi di vario genere. Per cui, agisci d’astuzia: più il tuo comunicato stampa sarà ricco, più avrai la possibilità di vedere redatto un articolo completo sui giornali.
Non essere prolisso, riassumi con intelligenza. Dividi in paragrafi il testo e dai movimento alle parole. Infine, inserisci almeno un virgolettato della persona più importante per l’evento stesso. Se possibile, crea un vero e proprio pressbook, dove aggiungere immagini, infografiche e dati importanti. Qualora disponibili, allega i link a eventuali video. Oggi il mondo del visual è fondamentale.
Le informazioni finali e i contatti
Ora che sei arrivato alla fine, non ti resta che scrivere i contatti diretti (mail e numeri di telefono in primis), gli account social e i riferimenti a un eventuale sito. Se l’evento richiede un biglietto, scrivi le modalità per ottenerlo e i prezzi, qualora disponibili. Le persone, compresi i giornalisti, amano la chiarezza e non hanno voglia di fare ulteriori ricerche. Dai loro quello di cui hanno bisogno.
Non tralasciare nessuna informazione utile e avrai fatto centro!
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